Prawidłowy obieg dokumentów w firmie jest podstawą jej sprawnego funkcjonowania. Dobrze zarządzana dokumentacja pozwala realizować wszystkie ważne zadania w terminie, przyczyniając się do płynnego działania każdego przedsiębiorstwa. Aby uniknąć jakichkolwiek błędów na tym polu, warto zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega ta usługa?
Obieg dokumentów w firmie – co obejmuje usługa?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest wykorzystaniem nowoczesnych technologii przy prowadzeniu przedsiębiorstwa, sprawdzającym się w przypadku każdego biznesu. Usługi polegają na wprowadzeniu do firmy specjalnego systemu, przeznaczonego do zarządzania i monitorowania firmowej dokumentacji. Pozwala on na digitalizację zbiorów, co przyczynia się do szybszego dostępu do ważnych danych, a także zniwelowaniu opóźnień w realizacji zleceń, płatności oraz innych ważnych działań. Osoby zarządzające systemem mają ciągły wgląd do dokumentacji i jej statusu, mogą stale monitorować terminy poszczególnych zadań oraz kontrolować korespondencję wychodzącą i przychodzącą. Przyczynia się to do znacznego usprawnienia działania całego przedsiębiorstwa.
Usługa elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje:
- przystosowanie i wdrożenie systemu na potrzeby danego przedsiębiorstwa,
- skanowanie dokumentów w celu ich digitalizacji,
- stworzenie archiwum dokumentów, zarówno w przypadku plików cyfrowych (e-archiwum), jak i tradycyjnych dokumentów papierowych.
Dzięki kompleksowej pomocy przedsiębiorstwo zyskuje sprawnie działający system, który umożliwia ciągłe monitorowanie najważniejszych zadań oraz statusu wszystkich kluczowych dokumentów – faktur, umów, dokumentów kadrowych oraz pozostałych.
Jakie są przykłady zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów?
Każdy przedsiębiorca może wprowadzić unowocześniony obieg dokumentów w firmie – przykład zastosowania tego typu rozwiązania to:
- obieg faktur i innych dokumentów finansowych, co pozwala na bieżąco kontrolować wszelkie płatności oraz przychody firmy,
- obieg wniosków urlopowych i dokumentów kadrowych, dzięki czemu wszystkie sprawy kadrowe będą uporządkowane i aktualne,
- obieg reklamacji, co pozwoli w terminie realizować związane z tym zagadnieniem zadania,
- obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Zarządzanie dokumentacją poprzez elektroniczny obieg – jakie korzyści odniesie przedsiębiorca?
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie to bardzo pomocne rozwiązanie, które pozwala znacznie usprawnić działanie przedsiębiorstwa. Do najważniejszych korzyści, związanych z tą usługą, zalicza się:
- możliwość ciągłego kontrolowania statusu poszczególnych dokumentów, włącznie z terminem realizacji związanych z nimi czynności (np. termin płatności, termin realizacji zlecenia),
- zminimalizowanie zużycia papieru dzięki skanowaniu dokumentów,
- stały dostęp do dokumentacji bez konieczności szukania danych w archiwum – dzięki digitalizacji, wszystkie potrzebne dokumenty ma się pod ręką (z systemu można korzystać także na urządzeniach mobilnych),
- przejrzysty, uporządkowany sposób przechowywania dokumentów w formie cyfrowej,
- możliwość otrzymywania raportów dotyczących ilości przesyłanej firmowej korespondencji oraz statusów poszczególnych dokumentów.
Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentacji firmowej stanowi bardzo korzystne rozwiązanie, pozwalające oszczędzić czas i zminimalizować sytuacje utrudniające płynne działanie firmy (np. zagubienie ważnej dokumentacji). Dzięki profesjonalnym usługom można zyskać większą kontrolę nad prowadzonymi w firmie działaniami oraz sprawdzić, które prace wymagają ewentualnej korekty.
