Dzięki rozwojowi nowoczesnych systemów informatycznych oraz telekomunikacyjnych możemy dziś mówić o zjawisku wirtualnego biura. Czym zatem ono jest? To nic innego jak wynajem (z ang. outsourcing) obsługi biurowej bez konieczności posiadania rzeczywistego biura i zatrudniania dodatkowych pracowników, a co za tym idzie zwiększania kosztów funkcjonowania firmy.
Upraszczając wszystko do jednego zdania- można napisać, że jedno przedsiębiorstwo wynajmuje drugie w celu pozyskania usług biurowych. Zatem samo określenie „biuro wirtualne” może być nieco mylące, ponieważ wszystko jest jak najbardziej realne. Pierwsze tego typu firmy usługowe zaczęły pojawiać się już w połowie lat 90 poprzedniego wieku w Stanach Zjednoczonych i działają do dzisiaj.
Co oferują wirtualne biura?
Atutem wirtualnych biur jest możliwość zarejestrowania firmy pod ich adresem. Dzięki temu przedsiębiorstwo będzie mogło pochwalić się na przykład lokalizacją siedziby w jednym z centrów biznesowych na terenie Warszawy zamiast adresu umiejscowionego gdzieś na osiedlu. Oczywiście przełoży się to na wzrost prestiżu. Jednakże biuro wirtualne to nie tylko sama siedziba. Wręcz przeciwnie. To cały zakres usług, jakim może się pochwalić normalne biuro. Wszystko zależy od tego, jakie koszty chcemy ponieść. Tutaj należy podkreślić, iż jest to od kilkudziesięciu złotych wzwyż. W ramach tych opłat wirtualne biuro może nam zaoferować między innymi:
- Indywidualny numer telefonu, z którego rozmowy będą przekierowywane bezpośrednio na nasz telefon komórkowy.
- Odbieranie korespondencji firmowej, a także rozmów oraz faksów.
- Wsparcie ze strony profesjonalnych księgowych oraz prawników.
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych.
- Usługi archiwizacyjne, czyli przechowywanie dokumentów w siedzibie biura wirtualnego.
Oczywiście wymienione przeze mnie przykłady to jedynie część możliwości. Aby poznać pełnię, należy zapoznać się z konkretnymi ofertami. Mogą się one różnić od siebie. Niektóre dają możliwość wynajmu sal pod organizację konferencji lub też spotkań z klientami.
Kto będzie zadowolony, a kto nie?
Plusy wirtualnego biura docenią przede wszystkim firmy małe i tak zwani freelancerzy. Brak konieczności rejestracji firmy pod adresem domowym to spory atut, a jeszcze większym jest obniżenie kosztów. Natomiast tego typu forma wynajmu nie będzie satysfakcjonowała przedsiębiorstw średnich oraz dużych, gdzie nawał pracy biurowej bywa naprawdę spory, a ciągła komunikacja z podmiotem zewnętrznym, mogłaby prowadzić do wystąpienia paraliżu informacyjnego.
Więcej informacji znajdziesz na stronie Wirtualne Biuro Mickiewicza - sprawdź ofertę
