PWiK wprowadza KSeF - od kwietnia faktury będą przesyłane tylko przez system

W Koninie zakłady wodociągowe zapowiadają odejście od tradycyjnych sposobów wysyłki rachunków. PWiK informuje o przejściu na krajowy system e‑faktur i prosi przedsiębiorstwa o sprawdzenie uprawnień do odbioru dokumentów. Zmiana ma prosty cel, ale może wymagać szybkich działań po stronie firm i biur księgowych.

• PWiK o przejściu na KSeF i nowych zasadach wysyłki faktur
• Jak to może wyglądać dla firm i klientów w Koninie

PWiK o przejściu na KSeF i nowych zasadach wysyłki faktur

Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji PWiK Sp. z o.o. poinformowało, że wdroży Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zgodnie z komunikatem, od 1 kwietnia 2026 faktury VAT wystawiane dla podmiotów posiadających NIP będą udostępniane wyłącznie przez ten system. W praktyce oznacza to, że dokumenty te nie będą już przesyłane drogą elektroniczną na e‑mail ani doręczane za pośrednictwem Poczty Polskiej.

W komunikacie PWiK przypomniano też, że zasady dotyczące wystawiania faktur VAT dla odbiorców indywidualnych — osób fizycznych — pozostają bez zmian. Spółka prosi przedsiębiorstwa o upewnienie się, że mają odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF, a podmioty zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF proszone są o zgłoszenie tego mailem, aby ustalić sposób dostarczania faktur.

Najważniejsze informacje w pigułce:

• 1 lutego 2026 — zmiana w polskim systemie fakturowania wchodzi w życie (tło regulacyjne).
• 1 kwietnia 2026 — PWiK wdraża KSeF jako kanał dostarczania faktur VAT dla podmiotów z NIP.
• Faktury dla podmiotów z NIP nie będą wysyłane e‑mailem ani pocztą.
• Faktury dla osób fizycznych bez zmian.
• Klienci powinni sprawdzić uprawnienia dostępu do KSeF.
• Podmioty zwolnione z obowiązku KSeF mają zgłosić to mailowo.

Jak to może wyglądać dla firm i klientów w Koninie

Dla przedsiębiorców w Koninie ta zmiana oznacza kilka praktycznych zadań: weryfikację, czy system księgowy i uprawnienia do odbioru e‑faktur są skonfigurowane, porozumienie z biurem rachunkowym oraz regularne monitorowanie skrzynki w KSeF. Brak dostępu do systemu może prowadzić do opóźnień w otrzymywaniu dokumentów i problemów z ewidencją VAT, dlatego warto sprawdzić to z wyprzedzeniem.

PWiK zapewnia, że będzie informować na bieżąco o kolejnych krokach i pozostaje do dyspozycji w razie pytań. W praktyce prostymi krokami, które warto rozważyć już teraz, są:

• weryfikacja uprawnień do odbioru e‑faktur w KSeF;
• kontakt z księgową lub biurem rachunkowym w celu potwierdzenia konfiguracji systemów;
• zgłoszenie do PWiK drogą mailową, jeśli podmiot jest zwolniony z obowiązku korzystania z KSeF;
• ustalenie wewnętrznego trybu kontroli przychodzących faktur w nowym systemie.

Zmiana sposobu doręczania faktur to nie tylko technika — to element organizacji pracy księgowości i obiegu dokumentów, który warto zaplanować wcześniej, by uniknąć niepotrzebnego zamieszania.

na podstawie: Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Koninie.