Koniec ePUAP jako podstawowego kanału doręczeń - co zmienia się dla mieszkańców

Od 1 stycznia 2026 r. komunikacja z urzędami weszła w nowy etap — ePUAP przestaje być głównym środkiem doręczeń, a rolę podstawowego kanału przejmuje e-Doręczeń. W Ślesinie oznacza to praktyczne zmiany dla osób załatwiających sprawy urzędowe: część pism wysłanych dotychczas przez ePUAP może nie zostać uznana za skutecznie doręczoną. Urzędnicy podkreślają, że celem reformy jest ujednolicenie i zwiększenie pewności doręczeń, ale dla wielu mieszkańców to także konieczność zmiany przyzwyczajeń.

• Co przestaje być respektowane i kiedy ePUAP nadal wystarczy
• Dlaczego e-Doręczeń zyskuje znaczenie - co zmienia się w praktyce
• Jak zmiana wpłynie na mieszkańców Ślesina i co warto zrobić teraz

Co przestaje być respektowane i kiedy ePUAP nadal wystarczy

Najważniejsza zasada jest prosta - w sprawach prowadzonych na podstawie KPA i ordynacji podatkowej skrzynka ePUAP nie jest już “adresem do doręczeń elektronicznych”. To oznacza, że:

• urząd nie może uznać za skuteczne pisma złożone przez ePUAP, gdy sprawa prowadzona jest w trybie KPA lub na podstawie ordynacji podatkowej;
• podobna zasada dotyczy postępowań, w których przepisy szczególne wymagają wskazanego adresu do doręczeń elektronicznych - tam obowiązuje e-Doręczeń.

Jednocześnie ePUAP nie znika całkowicie. Urzędy nadal mogą przyjmować korespondencję przekazywaną tą drogą w sprawach, które nie wymagają doręczeń w trybie KPA lub ordynacji podatkowej — przykłady to udostępnianie informacji publicznej, skargi, petycje czy wnioski, o ile przepisy dopuszczają taką formę kontaktu.

Dlaczego e-Doręczeń zyskuje znaczenie - co zmienia się w praktyce

Przejście na e-Doręczeń ma na celu zapewnić większą pewność doręczeń. Jedna z kluczowych zmian proceduralnych to likwidacja tzw. fikcji doręczenia przez ePUAP — od teraz doręczenie będzie uznane za skuteczne tylko wtedy, gdy adresat odbierze pismo w terminie 14 dni od powiadomienia. Brak odbioru = brak doręczenia.

Dla praktyki urzędowej oznacza to:

• konieczność korzystania z systemu e-Doręczeń tam, gdzie przepisy to przewidują,
• traktowanie przesłania przez ePUAP podobnie jak zwykłego e-maila, jeśli nie zachodzą szczególne wymogi formalne,
• większą odpowiedzialność stron za monitorowanie powiadomień i terminów odbioru.

Jak zmiana wpłynie na mieszkańców Ślesina i co warto zrobić teraz

Dla osób załatwiających sprawy w urzędach oznacza to kilka praktycznych kroków do rozważenia. Po pierwsze - sprawdzić, czy dana procedura wymaga doręczeń w trybie KPA lub na podstawie ordynacji podatkowej; jeśli tak, wysyłka przez ePUAP może być nieskuteczna. Po drugie - warto zweryfikować, czy ma się dostęp do powiadomień w systemie e-Doręczeń albo wybrać inną pewną formę doręczenia (np. osobiste złożenie dokumentu lub przesyłka polecona).

Dodatkowe praktyczne uwagi:

• monitorować terminy odbioru powiadomień w elektronicznych skrzynkach, bo efektywność doręczeń zależy od odbioru w ciągu 14 dni;
• przy sprawach podatkowych i administracyjnych zakładać, że istotne pisma trzeba wysyłać przez kanały oficjalnie przewidziane w przepisach;
• w razie wątpliwości pytać w urzędzie, jaką formę doręczeń dany wydział preferuje lub wymaga.

Zmiana ma zapewnić większą pewność działania administracji, ale na początku stwarza wyzwanie informacyjne — warto zwrócić uwagę na komunikaty urzędowe i dopasować sposób kontaktu z administracją do wymogów konkretnej sprawy.

na podstawie: Urząd Miasta i Gminy w Ślesinie.